PT Mega Eltra menerapkan aplikasi surat menyurat digital atau Digital Office (DOF)secara efektif sejak akhir September 2021. Penerapan aplikasi ini merupakan bagian dari pengembangan transformasi digital sekaligus menindaklanjuti arahan pemegang saham dalam RUPS RKAP Tahun 2021.

DOF merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh PT Pupuk Indonesia (Persero) dan diimplementasikan oleh seluruh anggota Pupuk Indonesia grup. Sedangkan Digital Signature yang merupakan satu bagian yang tidak terpisahkan dari DOF, merupakan hasil kerjasama Pupuk Indonesia dengan Perusahaan Umum Percetakan Uang RI (PERURI).

Aplikasi DOF akan menggantikan korespondensi resmi yang selama ini dilakukan secara manual dengan kertas. Dalam sistem ini, masing-masing pengguna, dapat membuat surat untuk kepentingan internal dan eksternal.

“Berbeda dengan surat yang dibuat dengan kertas yang memerlukan koreksi manual, dengan DOF, koreksi dan keabsahan hanya memerlukan persetujuan yang dilakukan secara online dan bisa dilakukan di mana pun,” ujar Shinta, VP Kesekretariatan.

Dijelaskannya, dalam sistem DOF telah disiapkan format surat, nota, memo dan undangan serta menentukan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Hal Ini diharapkan dapat  memangkas waktu proses administrasi yang biasa dilakukan secara manual.

“Jadi kalau sebelumnya memakai surat menyurat kertas direspons beberapa hari, maka dengan DOF, surat yang masuk bisa direspons dalam hitungan jam. Pemberi disposisi bisa melakukan tugasnya kapan saja dan di mana saja. Karena bisa dibuka melalui perangkat elektronik. Apalagi sejak tanggal 13 Oktober 2021, PT Pupuk Indonesia (Persero) telah meluncurkan aplikasi Mobile Digial Office Versi 2 yang mendukung perangkat berbasis android dan iphone,” tambah Shinta.